Digitalizzazione: l’innovazione nella gestione dei dati

di Michele Dallorto
21/04/2020
6 minuti

La digitalizzazione dei documenti

La digitalizzazione dei documenti cartacei è un argomento cruciale, di grande attualità sia nel mondo del business che in quello della pubblica amministrazione. Gli sviluppi tecnologici hanno introdotto nuovi scenari, individuando concrete opportunità; eppure spesso gli operatori di mercato e le istituzioni non sono stati in grado, per diverse ragioni, di tenere il passo con l’evoluzione tecnologica. Questa asincronia nell’avanzamento tecnologico ha portato alla necessità di un reale allineamento tra il mondo digitale -che sempre di più si impone in ogni settore- e gli enti pubblici e privati che fanno ancora uso massivo della documentazione cartacea.  A ciò si somma il fatto che la maggior parte della documentazione con valore legale attualmente esistente è stata creata prima dell’avvento del digitale.

La digitalizzazione dei documenti ottimizza la gestione dei processi e l’analisi dei dati attraverso un miglioramento sostanziale della data quality e data redemption. WizKey crede fortemente che l’applicazione di nuove tecnologie di questo tipo, come la smaterializzazione del cartaceo e le procedure da questa derivanti, rappresenti un importante fattore di successo in ogni tipo di business, poiché la qualità del documentale incide profondamente sulla redditività dello stesso, in particolar modo nella finanza strutturata.

Nuove tecnologie e nuove possibilità

La digitalizzazione dei documenti diventa punto di partenza per lo sviluppo e l’ottimizzazione di processi che, traendo vantaggio dall’utilizzo di nuove tecnologie, riescono a rivoluzionare l’analisi dei dati e la fruibilità degli stessi. Tecnologie come Optical Character Recognition-Riconoscimento Ottico di Carattere (OCR) e l’lntelligenza Artificiale (IA) vengono applicate sempre più frequentemente in diversi settori, generando di fatto una concreta ottimizzazione di processi. Nel caso della gestione dei documenti, OCR e IA diventano strumenti di valore che aumentano notevolmente la capacità di estrazione automatica di dati da file immagine “flat” (documento non strutturato e non suddiviso digitalmente). Si prenda in considerazione le applicazioni di queste due tecnologie, le quali sono progredite in maniera importante in particolare in questi ultimi anni: OCR e AI offrono soluzioni che variano ampiamente in base ai requisiti di prezzo e qualità. OCR e IA rendono possibile la schematizzazione e la gerarchizzazione delle scansioni di documenti cartacei con lo scopo di fornire una versione interattiva, intelligibile e digitale. Il processo automatico di acquisizione del significato di testo, di immagini e di tabelle presenti in documenti non classificati e organizzati, apre la via a nuove possibilità di miglioramento della gestione dati: operazioni che prima richiedevano una percentuale consistente di lavoro manuale ora sono automatizzate, i processi di analisi dati vengono ottimizzati e possibilità di revisione vengono create attraverso il collegamento con i sistemi gestionali interni. La sinergia tra queste nuove tecnologie permette di inserire documenti fisici all’interno di sistemi di analisi, di classificazione e di elaborazione dati digitali.

Il processo di valorizzazione della digitalizzazione, generatosi dall’applicazione di OCR e IA, può essere suddiviso in tre parti principali:

  1. Da copia cartacea a scansione digitale. I documenti cartacei devono essere obbligatoriamente scansionati per ottenere file digitali. I formati digitali possono quindi essere distribuiti e visualizzati quasi immediatamente grazie alle connessioni globali. Tuttavia, questi file sono di uso limitato in quanto il contenuto è accessibile solo come immagine unica.
  2. Da scansione digitale a PDF intelligibile. Si prosegue con la trasformazione dei file immagine in file intelligibili PDF attraverso un OCR. In questo processo automatico lettere e numeri sono riconosciuti come tali rendendo possibile la ricerca di una parola all’interno del documento. Tuttavia, l’operazione manuale di copia e incolla rimane ancora necessaria per numeri di conto o altri dati di valore specifico. Il significato vero dell’informazione è ancora trattenuto nel documento e non può essere estrapolato per il momento.
  3. Da PDF intellegibile a smart document. Il fattore decisivo per il riconoscimento automatico di dati non strutturati è la capacità della macchina di capire il ruolo dell’informazione all’interno del contesto di appartenenza. Per creare uno smart document dobbiamo allenare il sistema di riconoscimento automatico, per fare questo abbiamo bisogno dell’integrazione tra uomo e macchina su due piani differenti.

Empowering humans. In questo primo passaggio la macchina organizza il documento in modo da ristrutturare in maniera gerarchica quella che è ancora una rappresentazione piatta. Ad esempio, la parte testuale del documento viene divisa in lettere e numeri (detti glifi) arricchiti con informazioni sulla posizione, colore, font, etc. Successivamente questi elementi vengono rimontati in parole, frasi e sezioni di testo. Altri elementi come immagini, fogli di calcolo e grafica vettoriale subiscono lo stesso processo di strutturazione. Il documento si trasforma in un diagramma strutturato di dati che la macchina può adesso comprendere.

Empowering machine. Nel secondo passaggio l’operatore assegna significato agli elementi indicando alla macchina quale informazione è rilevante e come estrarla. Questa operazione viene svolta tramite un approccio tradizionale basato su regole, indicando parole chiave oppure la posizione specifica nel documento. In alternativa, l’utilizzo di algoritmi di apprendimento automatico permette alla macchina di capire il contenuto semantico in maniera cognitiva.

La gestione del documentale con WizKey

WizKey offre un sistema di gestione del documentale che integra queste tecnologie sopracitate mettendole a disposizione dei clienti. Le problematiche degli operatori spesso sono dovute alla scarsa attenzione nel gestire i documenti che, frequentemente, sono ancora in forma cartacea, complicando l’accessibilità dei dati. Se ad esempio andassimo ad esaminare i portafogli di crediti deteriorati, ci ritroveremmo davanti ai classici faldoni di documenti cartacei che rendono il processo di due diligence lungo e dispendioso, a livello di tempo e di denaro. Inoltre, questo processo deve essere ripetuto per ogni cessione, per accertarsi dell’integrità del corredo documentale. La perdita dei documenti durante le cessioni di portafogli è un evento piuttosto comune e ricorrente che può portare all’insorgere di discrepanze che vengono a crearsi quando un compratore svolge nuovamente il processo di due diligence sul portfolio acquistato. In questi casi la mancanza di documentale potrebbe tradursi, durante le operazioni di finalizzazione, in richieste di sconto sul prezzo del portafoglio.

WizKey Define è una piattaforma che lavora su livelli multipli, sfruttando input da fonti diverse. La sinergia tra le componenti della piattaforma garantisce immediata fruibilità dei documenti e un controllo incrociato sul contenuto, effettuato sulle copie digitali e sul data tape. Quest’ultimo viene utilizzato per l’importazione dei PDF integri e per il popolamento nelle relative mascherine della piattaforma con i dati specifici isolati. I sistemi OCR e IA entrano successivamente in azione con il compito di controllare la corrispondenza tra i dati inseriti nel software e quelli presenti nelle scansioni. Nel caso in cui dovessero emergere discrepanze, la piattaforma informa l’utente che procede alla correzione dei dati presenti nelle mascherine e visibili sul client.

Un aspetto di grande innovazione applicato al nostro processo di digitalizzazione dei documenti è quello relativo alla creazione di copia conforme digitale. Tramite una esclusiva partnership con alcuni notai esperti nelle applicazioni della tecnologia blockchain, rendiamo possibile per i nostri clienti la creazione di copia conforme di documento cartaceo che garantisce la spendibilità giuridica del documento digitale stesso. Ogni volta che l’operatore carica un documento sulla piattaforma, ne viene certificata la veridicità rendendolo legalmente valido anche in assenza dell’originale cartaceo.

La piattaforma WizKey Define

Tutte le operazioni quali la creazione del portafoglio di crediti, l’importazione dei documenti e il controllo incrociato per la ricerca di discrepanze sono facilmente eseguibili dall’operatore attraverso la nostra piattaforma WizKey Define che garantisce un’interfaccia grafica intuitiva permettendo un’esecuzione chiara delle operazioni.

Schermata della pagina di login della piattaforma WizKey

L’operatore crea intuitivamente un nuovo portfolio e importa i file digitali appartenenti. Questa operazione avviene attraverso l’importazione automatica tramite data tape oppure tramite operazione “drag & drop” di documenti.

Schermata della pagina di creazione portafoglio della piattaforma WizKey

Una volta completata l’operazione di importazione dei crediti insieme ai relativi PDF, il sistema OCR inizierà l’operazione di controllo incrociato dei documenti precedentemente digitalizzati cercando le discrepanze tra i dati già estrapolati e visibili nelle mascherine della piattaforma e le stesse informazioni presenti sui PDF. L’operatore riceve delle notifiche ogni volta che viene trovata una differenza e procede all’aggiornamento del dato navigando facilmente tra le mascherine e correggendo il dato specifico.

Schermata della pagina di controllo incrociato dei documenti della piattaforma WizKey

CONCLUSIONI

Le possibilità derivanti dall’utilizzo di nuove tecnologie possono avere un impatto significativo nell’ottimizzazione dei processi aziendali, nelle attività di sviluppo e nell’elaborazione, ma anche valorizzazione, dei dati.

L’ottimizzazione offerta da questi strumenti tecnologici si moltiplica grazie alla possibilità di implementazione attraverso piattaforme gestibili in remoto, garantendo quindi flessibilità e facilità di utilizzo per gli operatori. Nell’ottica dell’adattamento delle aziende verso forme di lavoro agile da remoto, il prodotto WizKey Define si inserisce perfettamente come soluzione per gli operatori di mercato che necessitino di data room per immagazzinare, revisionare e condividere documenti con membri del consiglio, consulenti, revisori etc. Il modello di importazione e organizzazione dei documenti offerto da WizKey Define dimostra un elevato livello di intelligibilità, esperienza utente e integrazione con sistemi OCR e IA, dimostrandosi la soluzione ottimale per gli operatori che vogliono ottimizzare e innovare i processi di gestione del documentale.

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